Organizzare una conferenza stampa è un’occasione utile per pubblicizzare e comunicare all’esterno la realizzazione di eventi privati, perché questi raggiungano gli obiettivi prefissati in modo adeguato ed efficiente. Ecco una serie di consigli per organizzare una conferenza stampa per eventi privati.
Scelta del luogo
Il primo passo da fare per organizzare una conferenza stampa per eventi privati è quello di scegliere il luogo dove dovrà avere luogo fisicamente la conferenza stampa. Lo spazio dovrebbe soddisfare una serie di parametri ben precisi, a partire dal numero di posti a sedere che può offrire. Questo perché bisogna pensare di dover accogliere un buon numero di giornalisti, ed ognuno di essi deve poter trovare una collocazione comoda per poter prendere appunti, registrare, posizionare le strumentazioni tecniche, ecc.
La sala che dovrà ospitare la vostra conferenza stampa per eventi privati, deve anche garantire dei necessari mezzi “di lavoro”, come ad esempio microfoni e relativa amplificazione, lavagne luminose e videoproiettore, per corredare la conferenza da contributi video, presentazioni in pdf e cose simili. Per questo motivo, lo spazio dovrà necessariamente essere coperto da un’ottima rete internet in wifi.
Curare i contenuti della conferenza stampa
Organizzare una conferenza stampa per eventi privati vuol dire anche e soprattutto concentrarsi sul messaggio vero e proprio che si deve comunicare, oltre ovviamente al soggetto che deve comunicarlo. Pertanto, chi si occuperà dell’organizzazione della conferenza, dovrà innanzitutto conoscere in modo approfondito l’argomento di cui si parla, in modo tale da stilare un comunicato stampa che funga da invito per giornalisti e soggetti interessati all’argomento.
Invio degli inviti
Una volta stabilita la data, l’orario e il luogo dell’evento, si procederà quindi con l’invito alla partecipazione vero e proprio, richiedendo conferma della presenza agli invitati. Questo servirà per avere già chiara un’idea della partecipazione all’evento privato e quindi effettuare eventuali aggiustature logistiche.
Accoglienza degli invitati
Infine, organizzare una conferenza stampa per eventi privati significa anche saper accogliere al meglio gli invitati: questo propizia ad una buona predisposizione, in modo tale che il messaggio che verrà veicolato durante la conferenza otterrà tutte le attenzioni che merita e, di conseguenza, verrà veicolato al meglio.
Dunque, una volta messi in ordine tutti i tasselli in fase di organizzazione, tutto dovrebbe andare liscio. Tuttavia, organizzare una conferenza stampa per eventi privati è un lavoro molto delicato e particolare ed è sempre meglio affidarsi a seri professionisti del settore in grado di raggiungere l’obiettivo in modo soddisfacente per tutti.